Comment fusionner CSV et template PDF

Les deux éléments de la fusion

Le fichier CSV est la source de données. Sa première ligne définit les noms de colonnes (appelées aussi "champs" ou "variables"). Chaque ligne suivante est un enregistrement : les valeurs qui seront injectées dans un PDF distinct.

Le template est le moule. Il définit la mise en page, la typographie, les éléments fixes (logo, texte légal, signature) et les zones variables. Ces zones sont des marqueurs — généralement entre doubles accolades : `{{prenom}}`, `{{montant_ht}}`, `{{date_echeance}}`. Lors de la fusion, chaque marqueur est remplacé par la valeur correspondante dans la ligne traitée.

La fusion réussit quand les noms de colonnes du CSV correspondent exactement aux noms des marqueurs dans le template (casse incluse dans la plupart des moteurs).

Formats de template

Selon l'outil utilisé, les templates peuvent prendre plusieurs formes.

HTML/CSS : le format le plus flexible. Vous concevez la mise en page dans un éditeur HTML standard, vous insérez vos marqueurs dans le code, et le moteur convertit le HTML rendu en PDF. Ce format supporte nativement les tableaux dynamiques, les images conditionnelles et la mise en page responsive.

PDF existant avec champs de formulaire : certains outils permettent de remplir un PDF Acrobat qui contient des champs de formulaire nommés. Vous nommez vos champs dans Acrobat Reader ou PDFElement, et le CSV remplit ces champs automatiquement. Pratique pour des formulaires officiels existants.

Template DOCX : Word propose son propre système de fusion (le publipostage, voir la [comparaison avec PDF Batch](/pdf-batch-vs-publipostage-word/)). Des outils tiers permettent aussi d'utiliser un DOCX comme template pour générer des PDF.

Pour PDF Batch, le format de template retenu est optimisé pour une prise en main sans compétences techniques avancées.

Nommage des variables : les règles à respecter

Le point de friction le plus fréquent dans la fusion CSV/template est le mismatch entre les noms de colonnes et les marqueurs du template.

Casse : si votre colonne s'appelle `Prenom` (avec majuscule) et votre marqueur est `{{prenom}}` (tout en minuscule), la substitution échoue selon le moteur. Adoptez une convention et tenez-y : tout en minuscule est le choix le plus sûr.

Espaces et caractères spéciaux : les noms de colonnes avec espaces (`Date de naissance`) créent des problèmes. Utilisez des underscores (`date_naissance`) ou du camelCase (`dateNaissance`). Même recommandation pour les tirets et les accents.

Colonnes absentes : si le template contient un marqueur `{{numero_dossier}}` et que votre CSV n'a pas de colonne `numero_dossier`, le marqueur reste tel quel dans le PDF ou génère une erreur. Ajoutez la colonne (même vide) ou supprimez le marqueur du template.

Colonnes supplémentaires : des colonnes dans le CSV qui n'ont pas de marqueur correspondant dans le template sont ignorées sans erreur. Vous pouvez conserver dans votre CSV des colonnes de gestion internes (statut, commentaire) sans les exposer dans le PDF.

Cas limites fréquents

Les dates posent souvent des problèmes de format. Un CSV exporté depuis Excel en locale anglophone affiche les dates `06/06/2026` en `6/6/2026` ou `2026-06-06` selon les paramètres. Si votre template attend `06 juin 2026`, la valeur brute ne correspond pas. La solution : formater la colonne date dans le tableur avant export (`=TEXTE(A2;"JJ MMMM AAAA")` dans Excel) ou utiliser les filtres de formatage si votre moteur les supporte.

Les montants suivent la même logique. `1234.56` dans le CSV devient `1 234,56 €` dans le PDF uniquement si votre template ou votre moteur applique la mise en forme. Sinon, la valeur brute apparaît. Formatez dans le tableur : `=TEXTE(B2;"# ##0,00")` donne `1 234,56`.

Les caractères spéciaux dans les valeurs CSV (guillemets, virgules) peuvent casser le parsing si le fichier n'est pas correctement encodé ou si les champs avec virgules ne sont pas encadrés par des guillemets. La majorité des tableurs gèrent cela automatiquement à l'export, mais vérifiez en ouvrant le CSV dans un éditeur texte.

Les champs vides : si une ligne a une valeur vide pour une colonne utilisée dans le template, le marqueur est remplacé par une chaîne vide. Si votre template affiche `Montant de la prime : {{prime}}`, un salarié sans prime verra `Montant de la prime :` — ce qui est peu élégant. Gérez ces cas avec des valeurs par défaut dans votre CSV (`0`, `N/A`, tiret).

Tester la fusion avant de lancer le lot complet

Ne jamais lancer un lot de 300 documents sans avoir validé sur 3 à 5 enregistrements représentatifs. Sélectionnez dans votre CSV au moins : un cas standard, un enregistrement avec des accents dans les noms, un enregistrement avec des champs particulièrement longs, et si possible un enregistrement avec des valeurs vides.

Si le test passe sur ces 5 enregistrements, le lot complet sera conforme.