Générer des convocations personnalisées depuis CSV

Convoquer individuellement des dizaines de personnes à une réunion, un examen ou un entretien nécessite de personnaliser chaque document. PDFBatch automatise cette tâche : importez votre liste de convoqués en CSV et générez instantanément toutes les convocations PDF.

Convocations d'examen, de réunion, d'entretien

Les convocations sont des documents officiels qui doivent mentionner l'identité du convoqué, la nature et l'objet de la convocation, la date, l'heure et le lieu, ainsi que l'identité de l'émetteur. Personnaliser chaque convocation à la main est fastidieux et source d'erreurs.

PDFBatch résout ce problème en traitant votre fichier CSV ligne par ligne et en produisant un PDF individuel pour chaque convoqué, avec les informations exactes issues de votre tableau de données.

Format CSV pour convocations

Structure recommandée pour un CSV de convocations :

• nom, prenom : identité du convoqué
• date_convocation : date de l'événement
• heure : heure de passage ou de début
• lieu : salle, adresse, lien visio
• objet : objet de la convocation (entretien annuel, examen X, AG...)
• ref : numéro de référence (optionnel)

PDFBatch associe chaque colonne à un champ du template via une interface glisser-déposer.

Assemblées générales et convocations légales

Pour les assemblées générales de sociétés ou d'associations, la convocation est un acte légal dont les modalités sont définies par les statuts et le Code civil ou le Code de commerce. PDFBatch facilite la production en volume mais ne remplace pas la vérification des mentions légales obligatoires.

Pour une AG de SARL, la convocation doit mentionner l'ordre du jour, le mode de convocation prévu aux statuts et le délai légal de préavis. Vérifiez ces points avec votre expert-comptable ou avocat avant envoi.

Envoi par email : workflow recommandé

PDFBatch génère les PDFs ; l'envoi par email est une étape distincte. Pour automatiser l'envoi, vous pouvez :

• Utiliser le publipostage Gmail ou Outlook avec les PDFs en pièce jointe
• Utiliser un outil d'emailing transactionnel (Brevo, Mailgun) avec les PDFs générés
• Envoyer manuellement depuis votre boîte email en attachant chaque PDF

Un module d'envoi direct intégré à PDFBatch est en développement pour les prochaines versions.

Cas d'usage sectoriels

Éducation nationale et universités : convocations aux examens, jurys de soutenance, conseils de classe.

Entreprises : convocations aux entretiens annuels, réunions d'équipe, sessions de formation obligatoire.

Associations : assemblées générales ordinaires et extraordinaires, conseils d'administration.

Collectivités : conseils municipaux, commissions de travail, jurys de recrutement.